Molti hanno familiarità con la bacheca Kanban: una bacheca con varie colonne che rappresentano lo stato di un’attività, come “Da fare”, “In corso” e “Completato”. Infatti, il termine Kanban si riferisce alla scheda (o kanban in giapponese), che è l’elemento che si sposta attraverso queste colonne. Un sistema utile per fornire una panoramica visiva e immediata del lavoro da svolgere, ma Kanban ha più da offrire di quanto molti utenti possano sapere.
Il principio del Sistema Pull nella gestione dei progetti
Al centro di Kanban c’è un principio chiamato sistema Pull. In molti ambienti di lavoro, lavorare con un sistema che potrebbe essere definito Push. In questo modello, l’attenzione è rivolta allo spostamento delle attività dalla colonna “Da fare”; quando un’attività si blocca, la tendenza è quella di passare a un’altra attività, spingendo avanti più attività contemporaneamente, anche se non tutte sono considerate completate. Questo approccio crea spesso un arretrato di lavoro “In corso”, che influisce negativamente sulla gestione dei progetti e sul completamento tempestivo delle attività. Kanban, d’altro canto, propone l’opposto: utilizza il Pull System, in cui la colonna “Completato” “estrae” le attività dalle altre colonne una volta che c’è la capacità di gestirle. In altre parole, quando un’attività è completata, si libera spazio per iniziare una nuova attività, riducendo il rischio di sovraccarico e aumentando la produttività.
Limite WIP: limitazione del lavoro “in corso” nella gestione dei progetti
Uno degli strumenti chiave per garantire il corretto funzionamento del sistema Kanban è il limite WIP (limite di lavoro in corso), che è il numero massimo di attività che possono essere gestite simultaneamente nella colonna “In corso”. Il principio alla base del limite WIP è semplice: se ci sono troppe attività in corso, il team si sovraccaricherà e la produttività diminuirà. Al contrario, impostare un limite incoraggia naturalmente il team a terminare le attività prima di iniziarne di nuove. Questo approccio aiuta a mantenere il flusso di lavoro fluido e consente ai team di concentrarsi sulle priorità senza essere troppo dispersi su più fronti. Riduce anche lo stress dovuto al lavoro incompiuto accumulato e aumenta il tasso di completamento delle attività, migliorando così la gestione dei progetti.
Scrumban: flessibilità nella gestione dei progetti
Un concetto interessante che vale la pena menzionare è Scrumban, un ibrido tra Scrum e Kanban. Scrumban combina questi due approcci per offrire maggiore adattabilità e controllo nella gestione dei progetti. In un contesto Scrumban, alcuni elementi strutturali di Scrum possono essere mantenuti, come riunioni regolari (ad esempio, stand-up giornalieri o retrospettive), adottando allo stesso tempo la flessibilità del sistema Pull di Kanban, eliminando la rigidità degli sprint.
Alcuni dei principali vantaggi di Scrumban includono, ma non sono limitati a:
- Flessibilità dello sprint: invece di aderire a cicli fissi, il team può scegliere di spostare le attività in base alla loro priorità e disponibilità, mantenendo comunque una cadenza regolare di riunioni e revisioni.
- Miglioramento del flusso continuo: con Scrumban, le attività possono essere gestite non appena diventano disponibili, consentendo un miglioramento continuo del flusso di lavoro senza dover attendere la fine di uno sprint.
- Monitoraggio costante: grazie alle metriche di Kanban e alle revisioni regolari di Scrum, è possibile monitorare costantemente le prestazioni del team e apportare modifiche in tempo reale al processo, migliorando così la gestione dei progetti.
- Carico di lavoro ridotto: l’introduzione del limite WIP (da Kanban) aiuta a prevenire il sovraccarico di attività “In Progress”, un problema comune per i team che lavorano con Scrum tradizionale.
Innovazione nella Gestione dei Progetti con Kanban e Scrumban
Adottare Kanban e Scrumban nella gestione dei progetti significa abbracciare un approccio innovativo che va oltre la semplice organizzazione delle attività. Queste metodologie non solo migliorano la visualizzazione del flusso di lavoro e la gestione delle risorse, ma promuovono anche una cultura aziendale di continuo miglioramento e adattabilità.
In un contesto aziendale sempre più dinamico, la capacità di rispondere prontamente alle variazioni e di ottimizzare i processi in tempo reale è cruciale per il successo. Scrumban offre un equilibrio tra la struttura di Scrum e la flessibilità di Kanban, rendendolo particolarmente vantaggioso per team che operano in settori come la consulenza per il web marketing o lo sviluppo di soluzioni aziendali .
Inoltre, la metodologia Scrumban è stata riconosciuta come una via di mezzo ideale per le organizzazioni che desiderano integrare i principi agili senza compromettere la qualità o la velocità del lavoro. L’adozione di sistemi come Scrumban non solo semplifica la gestione dei progetti ma contribuisce anche a creare un framework robusto per raggiungere obiettivi strategici misurabili, allineando l’output del gruppo con le aspettative dei clienti.
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